一、质量管理手册的含义
注意啦,首先让我们了解一下什么是质量管理手册
问:什么是质量管理手册?
答:质量管理手册是证实或描述文件化质量体系的主要文件,是阐明一个组织的质量方针,并描述其质量体系的文件。可应用于多方面的质量管理,是一种有效的管理方案。
二、制定质量管理手册的意义
明确意义才好办事嘛
三、制定质量管理手册应把握的几个关键问题
1.根据部门在纵向五系统中的归属,厘清部门职责与权限
各部门依据学校战略,对应纵向五系统(决策指挥系统、质量生成系统、资源建设系统、支持服务系统、监督控制系统)职能,根据各部门在纵向五系统中的归属(见图1),对照现有部门职责,认真检查部门职责是否有遗漏、是否在同一层次,是否有互为包容现象等问题,将具体化的职责合并归纳,厘清部门职责与权限。
图1学校各部门在纵向五系统中的归属
比如:质量管理办公室的工作职责如下:
1.做好部门*建工作、思想*治工作、意识形态工作、新闻宣传工作。
2.负责学校内部质量保证体系建设的顶层设计。
3.协调组织制定并完善内部质量保证体系中各系统、各层面质量目标、标准及制度。
4.负责学校质量管理团队建设工作。
5.协调组织各部门开展部门内部质量保证体系建设与运行实施工作。
6.协调组织构建学校校本数据平台,负责学校数据采集、审核管控以及数据分析。
7.建设并实施内部质量保证体系诊断与改进的质量监控与预警机制,并进行规范化管理,提升工作质量和工作效率。
8.负责推进学校人才培养质量第三方评价工作。
9.协调组织开展学校考核性诊改工作,撰写学校自我诊断报告。
10.组织营造良好的校园质量文化氛围。
11.负责本部门网站、档案、资产管理和安全工作。
12.完成上级组织及学校领导交办的其他工作。
2.依据WBS原理,将部门职责分解成具体化的工作
WBS(WorkBreakdownStructure)即工作分解结构原理,是一种以可交付成果为导向对项目要素进行的分解活动,是把一个项目按一定的原则分解成任务,任务再分解成一项项工作,再把一项项工作分配到每个人的日常活动中,直到分解不下去为止,即项目→任务→工作→活动(见图2)。WBS每下降一层就代表对项目工作更加详细的定义和描述。
图2依据WBS原理的职责工作分解示意图
根据WBS工作分解结构原理,每个部门应理清部门职责-岗位工作-工作标准间的逻辑关系,其中岗位工作就是部门职责下的具体化工作,工作标准即使每一具体化工作实施要达到的质量标准,要注意的是,具体化职责的工作应该将职责作为独立整体先思考具体化的工作,并且工作标准应该体现出统一性、协调性、适用性、稳定性、规范性等特点。
3.遵循SMART原则,制定工作及工作标准
SMART原则(见图3)是目标管理和制定目标标准的重要管理工具。其中S代表明确性(Specific),指描述要切中特定的工作及具体的指标,不能笼统;M代表衡量性(Measurable),指工作或标准描述是数量化或者行为化的,验证这些工作达成的数据或者信息是否是可以获得的;A代表实现性(Attainable),指在付出努力的情况下这些工作是可以实现的,避免设立过高或过低的目标;R代表相关性(Relevant),指这些工作是与职责或职责下的其他工作是相关联的,工作和指标间也是关联的;T代表时限性(Timebound),注重完成工作任务的特定期限。遵循SMART原则,编制具体化的工作及工作标准,每一项标准都可以做到可执行、可量化,使在操作过程中,所确定的职责或者工作标准明确具体。
图3SMART原则
给出案例,操作起来就更简单啦
质量管理办公室的部门职责——岗位工作——工作标准如下:
表5:质量管理办公室岗位工作职责、标准一览表(节选)